Propiedades y unidades
Una propiedad agrupa sus unidades: apartamentos, casas, locales. La ocupación del portafolio sale de qué unidades tienen contrato vigente, no de un conteo manual.
Administración de alquileres
Propiedades, contratos, cobros y mantenimiento, relacionados entre sí.
En RentFlow cada unidad conoce su contrato, cada contrato sus cargos y pagos, y cada incidencia de mantenimiento la unidad y el inquilino a los que pertenece. Centralizar no es tener todo en una carpeta: es que la información se relacione sola.
La estructura
Cómo se relaciona la información
Inquilinos
Cada persona con sus datos de contacto y sus contratos, actuales y anteriores. Un inquilino puede tener más de un contrato a lo largo del tiempo sin duplicar su ficha.
Contratos
Fechas de inicio y fin, monto, moneda y día de cobro. RentFlow no permite dos contratos activos sobre la misma unidad en el mismo periodo.
Cargos y pagos
Los cargos nacen del contrato; los pagos se aplican a los cargos. El saldo de cada contrato y los totales por moneda salen de esa relación.
Mantenimiento
Cada solicitud queda vinculada a su propiedad, unidad e inquilino, con estado y seguimiento, y se puede asignar a un contratista.
Actividad
Un historial de lo que ocurrió en la cuenta —pagos registrados, contratos creados, recordatorios enviados— con fecha, para reconstruir cualquier caso sin buscar en chats.
Un ejemplo concreto
Una administradora lleva doce unidades: ocho apartamentos con contratos en colones y cuatro casas con contratos en dólares. Un martes cualquiera abre RentFlow y ve tres cargos vencidos en colones, un pago en dólares pendiente de confirmar y una solicitud de mantenimiento abierta en una de las casas. Prepara dos recordatorios por WhatsApp, confirma el pago con el comprobante y asigna el mantenimiento a un contratista. Todo queda registrado en la cuenta, con fecha.
Ejemplo ilustrativo. No corresponde a un cliente real ni a cifras reales.
Cómo comenzar
Cuatro pasos para centralizar la operación
Cargá propiedades, unidades e inquilinos
A mano, una por una, o desde la plantilla de importación en Excel.
Registrá los contratos vigentes
Con su moneda, su monto y su día de cobro. Los cargos del siguiente mes se generan a partir de ellos.
Registrá lo pendiente
Cargos abiertos y pagos recientes, para que el saldo de cada contrato sea el real desde el primer día.
Operá desde Hoy
Cada día RentFlow muestra qué cobros vencen, qué pagos hay que confirmar y qué mantenimiento sigue abierto.
Para quién es
Propietarios y administradores que operan de aproximadamente 3 a 30 unidades en Costa Rica, con contratos en colones, en dólares o en ambas monedas. Una operación mayor se revisa en una conversación antes de activar.
Límites claros
Lo que RentFlow no es
- No es un sistema contable. Registra cargos y pagos de la operación de alquiler; no lleva libros, no declara impuestos ni emite facturas electrónicas.
- No es un portal de anuncios. No publica unidades vacantes ni recibe solicitudes de personas interesadas.
- No administra condominios. Está enfocado en alquileres administrados por su propietario o por un administrador.
- No redacta contratos ni da asesoría legal.