Guía
De Excel a un sistema de alquileres sin perder el orden
Qué preparar antes de migrar la administración de alquileres desde hojas de cálculo, en qué orden cargarlo y cómo verificar que nada quedó atrás.
Antes de empezar: qué se migra y qué no
Un sistema de alquileres necesita cuatro cosas de tu Excel: el inventario (propiedades y unidades), las personas (inquilinos), los contratos vigentes y lo que está pendiente de cobro hoy. No necesita el historial completo de pagos de los últimos años: ese historial puede quedar en Excel como archivo, y el sistema arranca desde un punto de corte.
Elegí el punto de corte: normalmente el primer día del mes siguiente. Todo lo que vence después se cobra desde el sistema; lo anterior se resuelve con saldos de apertura.
1. Inventario: propiedades y unidades
- Una fila por unidad, con la propiedad a la que pertenece.
- Un nombre claro y único por unidad («Apartamento 2B», no «el de arriba»).
- Estado real: ocupada o vacante hoy, no según el último dato que alguien actualizó.
2. Personas: inquilinos
- Nombre completo y teléfono, como mínimo. Es lo que necesitás para un recordatorio.
- Un registro por persona, aunque tenga más de un contrato.
- Revisá duplicados: la misma persona escrita de dos formas es el error más común.
3. Contratos vigentes
- Unidad, inquilino, fecha de inicio y fin, monto, moneda y día de cobro.
- Una moneda por contrato. Si un contrato cobra en dólares, el monto va en dólares; no lo convirtás a colones «para que cuadre».
- Verificá que no haya dos contratos vigentes sobre la misma unidad en el mismo periodo; un sistema serio lo va a rechazar.
- Contratos vencidos que siguen vigentes de hecho: registrá la fecha que ambas partes reconocen.
4. Saldos de apertura
Lo que estaba pendiente antes del punto de corte no desaparece. Registralo como un cargo abierto en el contrato correspondiente, con su concepto y su fecha original, para que el saldo del inquilino sea el real desde el primer día.
- Un cargo por concepto pendiente, no un total sin detalle.
- En la misma moneda que el contrato.
- Si hubo un pago parcial de ese periodo, registrá el cargo completo y luego el pago aplicado.
5. Verificación antes de operar
- Cantidad de unidades, contratos activos e inquilinos: igual en Excel y en el sistema.
- Total pendiente por moneda: igual.
- Elegí tres contratos al azar y compará saldo por saldo.
- Generá los cargos del primer mes y revisá que cada contrato tenga exactamente uno.
Cómo lo hace RentFlow
RentFlow ofrece una plantilla de importación en Excel con hojas para propiedades, unidades, inquilinos, contratos y cobros iniciales. Cada fila se valida antes de guardarse —monedas, fechas, unidades duplicadas, contratos superpuestos— y el resultado indica qué se cargó y qué quedó por corregir. Los cargos de alquiler se generan a partir de los contratos importados; los saldos de apertura entran por la hoja de cobros iniciales, cada uno sobre su contrato.