Guía
Cómo organizar los cobros de alquiler mes a mes
Una rutina operativa para cobrar con orden: cuándo nace el cargo, cuándo vence, cuándo recordar, cómo registrar cada pago y cómo cerrar el mes por moneda.
El problema no es cobrar: es saber en qué va cada cobro
Cuando los cobros viven en la memoria, en un chat y en una hoja, la pregunta «¿quién me debe?» se responde reconstruyendo. Una rutina fija —las mismas fechas, los mismos registros— convierte esa reconstrucción en una lectura.
1. Una fecha de cargo y una fecha de vencimiento
El cargo del alquiler nace el mismo día cada mes para todos los contratos —el primero es lo más simple— y vence el día que dice cada contrato. Son dos fechas distintas: el cargo existe desde que nace, aunque todavía no esté vencido.
2. Una cadencia de recordatorios
- Antes del vencimiento: un recordatorio corto, con monto y fecha. Es cortesía, no cobro.
- El día del vencimiento: confirmación de que el cargo está pendiente y de cómo pagar.
- Después del vencimiento: un seguimiento con el monto vencido y una forma concreta de pagar. Repetilo a intervalos fijos, no cuando te acordás.
Cada recordatorio enviado debe quedar registrado con fecha. Si un caso escala, el historial es lo que te permite explicar qué pasó y cuándo.
3. Registrar cada pago el día que llega
- Fecha real del pago, monto, moneda, método (transferencia, SINPE, efectivo) y referencia.
- Aplicado a un cargo concreto, no «a la cuenta».
- Pagos parciales: registrá el monto recibido y dejá el saldo pendiente visible.
- Pagos de más: no los mezclés con el siguiente mes a ojo; dejalos identificados como no aplicados hasta que nazca el cargo que cubren.
4. Una moneda por contrato
Los contratos en colones se cobran en colones; los contratos en dólares, en dólares. Los totales del mes se leen por moneda. Convertir para sumar produce un número que nadie puede volver a verificar.
5. El cierre del mes
- Cargos del mes: todos generados, uno por contrato.
- Cargos vencidos: lista por contrato, con días de atraso y fecha del último recordatorio.
- Pagos del mes: total por moneda, contra los cargos que cubrieron.
- Pendiente por moneda al último día: ese es el número que arrastrás al mes siguiente.
Cómo lo hace RentFlow
En RentFlow el cargo nace del contrato en la fecha definida y el vencimiento viene del contrato. Cada pago se registra con fecha, monto, moneda, método y referencia, y se aplica a su cargo. Los recordatorios se preparan con el detalle del cargo y se envían desde tu WhatsApp; cada envío queda en el historial. Los totales se muestran por moneda, sin conversión.