Cobrar en colones y en dólares sin mezclarlos

La respuesta corta

Sí, y la regla es simple: cada contrato tiene una moneda, sus cargos y pagos viven en esa moneda, y los totales del portafolio se muestran por moneda. El sistema no convierte y no suma entre monedas, porque un total mezclado no se puede volver a verificar seis meses después.

Qué significa en la práctica

Tres cosas que cambian el día a día.

• Un contrato en dólares genera cargos en dólares y se paga en dólares; su saldo nunca aparece en colones.
• El portafolio muestra dos totales, uno por moneda, y ninguno incluye al otro.
• El estado de cuenta se emite por moneda, con saldo de apertura y cierre.

Por qué no hay un total único

Para juntar colones y dólares en un número hay que elegir un tipo de cambio, y esa elección cambia el resultado. Un sistema que la toma por usted le está dando una cifra que nadie puede auditar: ni usted sabe con qué tipo se armó, ni su contador puede reproducirla. Dos totales exactos valen más que uno aproximado.

Si necesita un consolidado

Tome los dos totales y conviértalos usted con el tipo de cambio que corresponda a la fecha y al criterio de su contador. Esa conversión es una decisión contable, no un detalle de interfaz, y por eso la toma quien responde por ella. Ese es, de hecho, el primer criterio para comparar sistemas: si uno le junta las dos monedas en un total, ese total no se puede auditar. Los otros seis están en qué mirar al elegir.

Ejemplo: un portafolio con las dos monedas

Seis contratos, cuatro en colones y dos en dólares. Los montos son un ejemplo.

• Cuatro contratos de ₡325.000: el total esperado del mes en colones es ₡1.300.000.
• Dos contratos de $700: el total esperado en dólares es $1.400.
• Si entra todo menos uno de dólares, el portafolio muestra ₡0 y $700 pendientes. No un número mezclado.
• Cada estado de cuenta sale por moneda, así que el propietario ve exactamente lo que se pactó.

¿Qué pasa si el inquilino paga en colones un contrato en dólares?

La conversión la deciden ustedes, no el sistema. Registre el pago en la moneda del contrato, por el monto que acordaron que equivale, y anote en la referencia el tipo de cambio que usaron y de qué fuente. Así la conversión queda escrita, con fecha, y cualquiera puede verificarla después. Lo que no conviene es que un sistema elija un tipo de cambio por su cuenta: nadie podría reproducir ese número.

¿Y el depósito de garantía?

Se lleva en la moneda en que se entregó, igual que el contrato, y queda en el historial de la unidad. Al salir el inquilino, lo que se devuelve o se retiene se registra contra ese mismo monto, sin conversiones intermedias. Cómo documentarlo, en depósito de garantía; qué dice la ley al respecto lo ve con su abogado.

¿Los aumentos anuales cambian algo?

El aumento se aplica al contrato en su propia moneda, y desde ese momento los cargos salen con el monto nuevo. El historial conserva los montos anteriores, así que se puede reconstruir qué se cobró en cada período. La mecánica está en aumento anual de alquiler; el porcentaje permitido depende de la moneda y de la ley, y eso lo confirma su abogado.

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