Cómo pasar de Excel a un sistema sin perder el historial
Qué se migra, en qué orden y qué se revisa antes de arrancar: unidades, contratos, saldos de apertura y cada moneda por su lado.
La respuesta corta
No se migra todo: se migra el estado de hoy y se conserva la hoja como archivo. Unidades, contratos vigentes con sus fechas y moneda, y el saldo con que arranca cada contrato. Con eso el sistema queda parado en el presente, y la hoja vieja sigue siendo la prueba de lo anterior.
Qué se pasa, en este orden
Cada paso se revisa antes del siguiente, porque un error temprano se multiplica.
- Propiedades y unidades, con su identificación tal como usted las llama.
- Inquilinos y contratos vigentes: fechas, renta, depósito, moneda y día de cobro.
- El saldo de apertura de cada contrato al día del corte.
- Las solicitudes de mantenimiento que siguen abiertas.
El saldo de apertura es la decisión importante
Es el número con el que cada contrato entra al sistema: lo que ese inquilino debe el día del corte. Si arranca mal, todo lo que venga después estará corrido. Por eso se revisa contrato por contrato con usted antes de activar, y no se activa hasta que usted lo apruebe.
Lo que no hay que hacer
No hay que recapturar dos años de pagos. Nadie los va a verificar y cada fila recapturada es una oportunidad de equivocarse. La hoja vieja se guarda tal cual: si mañana hay una discusión sobre un pago de hace un año, se abre la hoja. Y antes de mover nada, conviene estar seguro de que hace falta: las cinco señales de que la hoja ya no alcanza están en Excel o un sistema.
Nosotros lo pasamos, usted lo aprueba
Mandános tu Excel como esté. Lo dejamos listo, lo revisás, y recién ahí arranca.