Para propietarios que viven de sus alquileres

El problema no es administrar: es no saber

Usted no se levanta pensando «necesito un software». Se levanta el día 3 sin saber quién pagó, revisando el banco contra una hoja que actualizó hace dos semanas, y mandando mensajes que preferiría no mandar. El desorden no le cuesta tiempo: le cuesta plata que ya es suya y todavía no entró.

Lo que cambia el primer mes

No es una transformación: son cuatro cosas que dejan de depender de su memoria.

• Sabe quién pagó y quién no, sin abrir el banco, porque cada pago se aplica al cargo que cubre.
• El saldo de cada contrato sale de esa resta, no de una celda que alguien recordó actualizar.
• Colones y dólares viven separados: dos totales exactos en vez de uno aproximado.
• El seguimiento sale preparado y usted decide si lo manda: nada se envía solo.

Cuánto le está costando el desorden

Antes de hablar con nadie, póngale número. Un atraso de doce días repetido cada mes son más de cuatro meses al año con esa plata fuera de su cuenta: calculadora de costo de la mora. Y una unidad vacía tres semanas deja de percibir cerca de tres cuartas partes de un mes: calculadora de vacancia. Los tres números juntos, y lo que suele sorprender al verlos uno al lado del otro, están en cuánto cuesta administrar mal.

Lo que no le vamos a prometer

RentFlow no se conecta a su banco, no confirma pagos solo y no manda mensajes por su cuenta. No cotiza reparaciones ni le lleva la contabilidad. Es el registro de su operación: quién debe qué, desde cuándo, y qué requiere atención hoy. Si alguien le promete conciliación bancaria automática para alquileres en Costa Rica, pregúntele con cuál banco y con cuál permiso. Y si con su tamaño una hoja de cálculo todavía alcanza, se lo decimos: Excel o un sistema y por dónde empezar con tres a diez unidades.

Cómo empieza, sin que usted rearme nada

Cuatro pasos, y el trabajo pesado lo hacemos nosotros.

1. 1Nos escribe y nos cuenta cuántas unidades tiene y qué le quita más tiempo.
2. 2Vemos su operación en una llamada corta, con sus propios números.
3. 3Pasamos su Excel: unidades, contratos, depósitos y saldos de apertura, cada moneda por su lado.
4. 4Usted revisa, aprueba, y recibe su acceso.

¿Qué pasa el día que un inquilino dice que ya pagó?

Hoy es su palabra contra su memoria. Con cada pago registrado con fecha, monto y referencia, la conversación cambia: usted abre el contrato y ve qué cargos se cubrieron, con qué pago y cuándo. Si el pago existe, se aplica y el saldo baja. Si no aparece, le pide el comprobante sin discutir, porque el registro es el mismo para los dos. Esa es la diferencia entre cobrar con incomodidad y cobrar con un documento.

Un ejemplo con números

Un contrato de ₡350.000 al mes que vence el día 1. Los montos son un ejemplo, la mecánica es la real.

• Día 1: se genera el cargo de ₡350.000. Estado: pendiente.
• Día 5: el inquilino paga ₡200.000 por SINPE Móvil. Se aplica al cargo; saldo ₡150.000, estado parcial.
• Día 10: sin más pagos, el cargo pasa a vencido y aparece en lo que requiere atención hoy.
• Día 12: entra el resto. El cargo queda pagado y el historial conserva los dos pagos con sus referencias.

¿Tengo que dejar mi Excel?

No el primer día. Su hoja de cálculo es el punto de partida: pasamos sus unidades, contratos, depósitos y saldos de apertura, cada moneda por su lado, y usted revisa que todo cuadre antes de empezar. Si con su tamaño la hoja todavía le alcanza, se lo decimos. Las señales de que dejó de alcanzar están en Excel o un sistema, y cómo se hace el paso en de Excel a un sistema.

¿Mis inquilinos tienen que instalar algo?

No. Si usted lo habilita, cada inquilino entra a su portal desde un enlace, con un PIN: ve lo que debe, reporta un pago con su comprobante y abre una solicitud de mantenimiento. Un pago reportado no cambia el saldo hasta que usted lo confirma. Si prefiere no habilitarlo, para ellos nada cambia: siguen pagando como siempre y usted registra el pago.

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