Cómo llevar el control de cobros de alquiler mes a mes
El cargo se genera, el pago se aplica y el saldo sale de esa resta. Una rutina mensual para saber quién pagó y qué queda pendiente, sin revisar el banco.
La respuesta corta
Genere el cargo del mes en cada contrato, registre cada pago con su fecha, monto, moneda y referencia, y deje que el saldo salga de esa resta. El estado de cada cargo —pendiente, parcial, pagado o vencido— sale de los pagos aplicados, no de una celda que alguien recuerda actualizar.
La rutina, en cuatro pasos
El mismo orden todos los meses, dure tres unidades o treinta.
- Generá el cargo del mes en cada contrato activo, con su fecha de vencimiento.
- Registrá cada pago con fecha, monto, moneda, método y referencia.
- Revisá qué quedó pendiente, parcial o vencido, y dele seguimiento por su portal o por WhatsApp.
- Cerrá el mes mirando el estado de cuenta por moneda.
Por qué el saldo no se escribe a mano
Un saldo escrito a mano es una opinión sobre el pasado. Cuando sale de aplicar cada pago al cargo que cubre, se puede reconstruir: qué se cobró, qué entró, y qué queda. Esa diferencia es la que sostiene una conversación con un inquilino que dice que ya pagó. Esa es la diferencia de fondo con una hoja de cálculo, y también la señal de cuándo la hoja deja de alcanzar: Excel o un sistema.
Lo que esto no hace
No se conecta al banco y no confirma pagos solo. Usted registra o confirma el pago; el sistema mantiene la cuenta. Si alguien le ofrece conciliación bancaria automática para alquileres en Costa Rica, pregunte con qué banco y con qué permiso. Y a partir de diez unidades esta rutina deja de caber en la cabeza: qué cambia de 10 a 30.
Veámoslo con sus propias unidades
Contános cuántas unidades administrás y qué te quita más tiempo. En veinte minutos se ve si esto le ordena el mes.