Cómo llevar el control de cobros de alquiler mes a mes
El cargo se genera, el pago se aplica y el saldo sale de esa resta. Una rutina mensual para saber quién pagó y qué queda pendiente, sin revisar el banco.
La respuesta corta
Genere el cargo del mes en cada contrato, registre cada pago con su fecha, monto, moneda y referencia, y deje que el saldo salga de esa resta. El estado de cada cargo —pendiente, parcial, pagado o vencido— sale de los pagos aplicados, no de una celda que alguien recuerda actualizar.
La rutina, en cuatro pasos
El mismo orden todos los meses, dure tres unidades o treinta.
- Generá el cargo del mes en cada contrato activo, con su fecha de vencimiento.
- Registrá cada pago con fecha, monto, moneda, método y referencia.
- Revisá qué quedó pendiente, parcial o vencido, y dele seguimiento por su portal o por WhatsApp.
- Cerrá el mes mirando el estado de cuenta por moneda.
Por qué el saldo no se escribe a mano
Un saldo escrito a mano es una opinión sobre el pasado. Cuando sale de aplicar cada pago al cargo que cubre, se puede reconstruir: qué se cobró, qué entró, y qué queda. Esa diferencia es la que sostiene una conversación con un inquilino que dice que ya pagó. Esa es la diferencia de fondo con una hoja de cálculo, y también la señal de cuándo la hoja deja de alcanzar: Excel o un sistema.
Lo que esto no hace
No se conecta al banco y no confirma pagos solo. Usted registra o confirma el pago; el sistema mantiene la cuenta. Si alguien le ofrece conciliación bancaria automática para alquileres en Costa Rica, pregunte con qué banco y con qué permiso. Y a partir de diez unidades esta rutina deja de caber en la cabeza: qué cambia de 10 a 30.
¿Qué estados puede tener un cargo?
Cuatro, y ninguno se escribe a mano: salen de los pagos aplicados y de la fecha.
- Pendiente: el cargo existe, todavía no vence y no tiene pagos.
- Parcial: tiene pagos, pero no alcanzan a cubrirlo. El saldo es la diferencia.
- Pagado: los pagos aplicados cubren el cargo completo.
- Vencido: pasó la fecha de vencimiento y queda saldo. Es lo que aparece primero en lo que requiere atención hoy.
Un mes de ejemplo
Dos contratos, dos monedas. Los montos son un ejemplo; la mecánica es la real.
- Apartamento 1, ₡300.000 que vencen el día 1: pagado completo el día 2 por SINPE Móvil.
- Apartamento 2, $650 que vencen el día 5: abono de $400 el día 6, saldo $250, estado parcial.
- El día 10 el cargo del apartamento 2 sigue con saldo: pasa a vencido y sale el seguimiento preparado.
- Al cierre: ₡0 pendiente en colones y $250 pendiente en dólares. Dos totales, sin mezclarlos.
¿Qué hago con un pago que no sé a qué corresponde?
No lo adivine. Un pago aplicado al cargo equivocado deja dos saldos mal en vez de uno. Anote la referencia del banco, pregúntele al inquilino qué quiso cubrir y regístrelo cuando lo sepa. Si el inquilino reporta sus pagos desde su portal, el comprobante llega junto con el contrato y esta pregunta casi desaparece. Y si necesita darle un comprobante al inquilino, está en recibo de alquiler.
¿Cada cuánto conviene revisar?
Una sugerencia que funciona: una mirada corta el día del vencimiento, otra a los tres días y otra a los diez, más el cierre de fin de mes. Cinco minutos cada vez, porque la vista de hoy ya le dice qué mirar. Lo que no funciona es revisar cuando alguien se acuerda: ahí es donde un atraso de una semana se convierte en uno de un mes. Cuánto cuesta esa diferencia, en la calculadora de mora.
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