Para administradores que rinden cuentas a terceros
Administre más unidades sin contratar a nadie, y entregue el estado de cuenta de cada propietario sin armarlo a mano todos los meses.
Su problema no es el mismo que el del dueño
El propietario quiere saber si le pagaron. Usted tiene que saberlo de treinta puertas, con dueños distintos que preguntan lo mismo el mismo día, y además demostrarlo. Su límite no es la capacidad de trabajar: es cuántas unidades puede sostener antes de que rendir cuentas se coma el mes.
Dónde se le va el tiempo hoy
Cuatro tareas que no escalan, y que dejan de ser manuales.
- Armar el estado de cuenta de cada propietario: se emite por propiedad, con saldo de apertura y cierre, en PDF, CSV o Excel.
- Responder «¿ya pagó el de la 4?»: el estado del cargo sale de los pagos aplicados.
- Perseguir el seguimiento de cobro: sale preparado, con el detalle del cargo, y usted decide si lo manda.
- Rastrear qué se reportó roto y en qué quedó: cada solicitud vive pegada a la unidad y su contrato.
El artefacto que retiene a su cliente
Un propietario no lo renueva porque usted sea simpático: lo renueva porque cada mes recibe un documento claro que puede leer sin llamarlo. Ese estado de cuenta, emitido por propiedad y por moneda, es la diferencia entre ser el administrador y ser el proveedor al que se le pide explicaciones.
Menos mensajes, sin perder el control
Si lo habilita, el inquilino ve lo que debe, reporta su pago con comprobante y abre una solicitud desde su propio portal. Un pago reportado no es un pago confirmado: el saldo cambia cuando usted lo aplica. Usted deja de transcribir conversaciones, no de decidir.
Lo que hay que decir antes de la demostración
No es un sistema de administración de condominios y no lleva contabilidad. El acompañamiento está pensado hasta unas treinta unidades; si usted administra más, lo conversamos antes para no prometerle lo que no le va a servir. El detalle por tamaño está aparte: de 10 a 30 unidades y, si administra más, lo que revisamos antes de decir que sí.
¿Cómo se mantiene separada la plata de cada propietario?
Por propiedad. Cada unidad pertenece a una propiedad, cada contrato a una unidad, y cada cargo y cada pago a un contrato. El estado de cuenta se emite por propiedad y por moneda, así que cada dueño recibe lo suyo y nada más: sus cargos, sus pagos, su saldo de apertura y de cierre. No hay que filtrar una hoja compartida ni cuidar que no se cuele la fila de otro cliente.
El cierre de mes de un administrador
Lo que hoy le toma días, en el orden en que conviene hacerlo.
- Revise lo que sigue pendiente o vencido y cierre los seguimientos abiertos.
- Confirme los pagos que los inquilinos reportaron desde su portal.
- Revise las solicitudes de mantenimiento del mes y en qué estado quedó cada una.
- Emita el estado de cuenta de cada propiedad en PDF, CSV o Excel.
- Envíelo a cada propietario. Si alguien pregunta, la respuesta está en el historial.
¿Qué pasa cuando cambia el inquilino de una unidad?
El contrato anterior se cierra y el nuevo empieza con su propia cuenta; el historial de la unidad queda completo. Así puede responder qué se debía al salir, qué se hizo con el depósito de garantía y en qué estado se entregó la unidad, con el acta de entrada y salida. Las renovaciones y los aumentos siguen la misma lógica: contratos y renovaciones.
¿Cuántas unidades puede llevar una persona?
Depende menos de las unidades que de cuánto trabajo manual exige cada una. El trabajo que crece con cada puerta es transcribir pagos, armar estados de cuenta y contestar si alguien ya pagó. Cuando eso sale del registro en vez de salir de usted, el límite se mueve. No le prometemos un número: lo vemos con su cartera en la demostración, y le decimos con franqueza si con su tamaño esto no le conviene.
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Cuéntenos cuántas unidades administra
Con ese número ya sabemos si esto le sirve, y qué tendría que pasar para que le sirva.